Um was geht's hier?
- du willst einen (Unter-)Ordner mit Emails aus deinem Postfach mit einer Kolleg*in teilen
- Hier wird erklärt, wie du den Ordner mit wenigen Klicks freigeben kannst
- und dabei bestimmst du selber, welche Zugriffsrechte deine Kolleg*in bekommen soll
Die Beschreibung und Bilder beziehen sich auf die Outlook (classic) Desktop-Anwendung.
Im Outlook Online und im Outlook (new) funktioniert das prinzipiell auch, nur ist die Menüführung etwas anders.
Ordner freigeben:
- Eigenschaften des zu teilenden Ordners (hier: "Projekt XY") über das Kontextmenü öffnen
In unserem Beispiel ist der Ordner "Projekt XY" ein Unterordner vom Posteingang. Das wird später in Schritt 3 noch wichtig
- Hier auf dem Reiter "Berechtigungen" (1) diejenige Person "Hinzufügen" (2), mit der du den Ordner teilen möchtest.
Anschließend die Person in der Liste auswählen (3) und die Berechtigungen nach Wunsch klicken (4).
Dann mit "OK" speichern
- Übergeordneten Ordner (hier: "Posteingang") als "sichtbar" freigeben.
Damit ein Unterordner korrekt freigegeben werden kann, müssen (ggf. alle) übergeordneten Ordner "sichtbar" sein.
Die Inhalte (also die Mails) in den übergeordneten Ordner sind dann dabei nicht sichtbar - das ist aber nötig, damit der komplette "Pfad" in den freigegebenen Unterordner gegangen werden kann.
- Auf deiner Seite ist nun alles fertig. Weiter gehts auf dem PC von deiner Kolleg*in...
Auf freigegebenen Ordner zugreifen
Deine Kolleg*in kann sich nun den Ordner in ihr eigenes Outlook hinzufügen. Das funktioniert technisch gesehen genauso wie bei einem kompletten freigegebenen Postfach.
Wie das geht, ist hier beschrieben: Freigegebenes Postfach hinzufügen
(dort ist "Schritt 2: Von-Feld einblenden" in diesem Fall nicht nötig)
Im Outlook Online funktioniert das ganz einfach so: